O que é Conciliação de Cartões e como ela evita prejuízos silenciosos

Com o crescimento do uso de maquininhas e vendas no crédito e débito, as empresas realizam inúmeras transações por dia. Essa alta movimentação aumenta os riscos de erros, incluindo de taxas não identificadas e valores divergentes entre o que foi vendido e o que caiu na conta.

A conciliação de cartões é uma auditoria financeira que permite o controle de todas as transações realizadas nas maquininhas. Ela permite verificar se os valores das vendas com cartão foram pagos corretamente pelas operadoras, além de identificar falhas, cobranças indevidas ou atrasos nos repasses.

Muitas empresas acreditam que todo o valor das vendas com cartão foi pago corretamente no repasse das operadoras. Porém, sem uma conferência detalhada, esses erros passam despercebidos e geram prejuízos silenciosos que se acumulam ao longo do tempo.

Neste artigo, vamos mostrar a importância da conciliação de cartões, além de como fazer e automatizar esse processo para facilitar no dia a dia. Continue a leitura!

O que é conciliação de cartões?

A conciliação de cartões compara os registros das transações financeiras do próprio estabelecimento com as informações das operadoras de cartões e movimentações bancárias. Assim, é possível ver se as vendas estão aprovadas, taxas aplicadas e datas previstas para o pagamento. Essa análise garante o recebimento correto das vendas realizadas.

Essa comparação detalhada permite encontrar inconsistências, como:

• vendas não pagas: transações aprovadas no sistema do estabelecimento que não foram depositadas na conta bancária;
• taxas indevidas: divergência entre as taxas acordadas e as taxas descontadas nas vendas e antecipações de recebimento;
• cancelamentos não compensados: uma venda pode ser cancelada no sistema interno e não refletir na operadora e o contrário também pode acontecer.

Quais problemas podem ocorrer sem conciliação?

Diferenças entre extrato bancário e relatório da operadora são um dos problemas mais comuns. Transações podem aparecer em apenas um dos sistemas, duplicadas ou ainda com valores diferentes, gerando divergências no recebimento.

Perdas financeiras com taxas, estornos e vendas não creditadas também podem acontecer sem a devida conciliação de cartões. Além de poder pagar taxas mais altas do que o acordado, vendas podem não ser recebidas e estornos podem ser feitos indevidamente, sem a oportunidade de contestar chargebacks.

Como consequência, o estabelecimento sofre com a falta de visibilidade sobre o faturamento real. Os relatórios comprometem a análise de desempenho, a previsibilidade dos ganhos e levam a interpretações erradas sobre os lucros.

Como fazer uma conciliação eficaz?

A conciliação de cartões é feita a partir do cruzamento de dados para garantir que cada venda registrada seja correspondente ao valor recebido na conta bancária. Assim, é preciso comparar as informações de diferentes fontes:

• relatório de vendas do sistema interno;
• documento com taxas e tarifas acordadas e descontadas das vendas;
• detalhamentos da operadora de cartão com transações e repasses;
• extrato bancário para confirmação dos recebimentos.

Ainda que seja possível realizar a conciliação manualmente, ela é mais demorada, trabalhosa e sujeita a erros., especialmente quando existe um grande volume de vendas. Ferramentas e sistemas automatizados integram e cruzam os dados de forma automática e geram relatórios para facilitar a detecção de inconsistências e poupar tempo. Essa automatização também é importante por causa da frequência necessária para a correta conciliação de cartões. Rotinas diárias são recomendadas para grandes volumes de vendas, garantindo que nada seja perdido. Já as semanais e mensais podem ser feitas em estabelecimentos com vendas moderadas a baixas.

Por que automatizar a conciliação?

A automatização da conciliação bancária torna o processo mais ágil e confiável em comparação à conferência manual:

• economia de tempo: o cruzamento é feito rapidamente, poupando horas de trabalho da equipe;
• redução de erros manuais: evita digitação incorreta e esquecimento de algum dado, garantindo maior precisão das informações;
• controle financeiro em tempo real: acompanham status de vendas e de recebimento, detectando divergências rapidamente.

Inrede: eficiência na conciliação de cartões

A conciliação de cartões deve ser parte do controle financeiro regular de toda empresa que utilize maquininhas. Essa análise cuida da saúde financeira do estabelecimento, garantindo que os valores sejam recebidos corretamente.

Soluções especializadas evitam perdas silenciosas e organizam as finanças, proporcionando maior previsibilidade e controle de recebimentos.

Evite perdas invisíveis. Fale com a Inrede sobre conciliação de cartões.

Em resumo